Quản trị khủng hoảng: Không để “nước đến chân mới nhảy”

Khủng hoảng là một tình thế đã đạt tới giai đoạn nguy hiểm, gay gấn, cần phải có sự can thiệp để tránh hay giảm thiểu thiệt hại. Khủng hoảng thường được ví như một ngọn lửa có thể thiêu rụi cả doanh nghiệp, dẫn đến những khoản phí hữu hình và vô hình cho doanh nghiệp, kèm theo đó là sự mất mát đáng kể về doanh số bán hàng, khách hàng.

Quản trị khủng hoảng là một phần của hệ thống quản lý rủi ro của tổ chức. Đó là giải pháp được lên kế hoạch và chỉ đạo sát sao nhằm kiểm soát khủng hoảng.

Quản trị khủng hoảng thường đòi hỏi những quyết định phải được thực hiện trong khoảng thời gian ngắn và ngay sau đó khi sự việc xảy ra.

Để giảm bớt những thiệt hại, doanh nghiệp bắt đầu bằng cách phân tích rủi ro dựa trên kinh doanh. Đây là quá trình xác định bất kỳ trường hợp bất lợi nào có thể xảy ra và xác suất xảy ra bằng cách tiến hành những mô phỏng các nhân tố ngẫu nhiên với mô hình rủi ro.

Cần huy động mọi người trong tổ chức tham gia vào việc giám sát này, dùng cách tiếp cận có hệ thống, được triển khai ở tất cả các bộ phận để nhận diện những nhân tố có thể phá hoại tổ chức.

Phân tích rủi ro nhằm nhận diện những mối nguy hiểm tiềm tàng, nguồn gốc gây ra khủng hoảng. Trong đó, ưu tiên quan tâm đến những khủng hoảng có thể xảy ra cao.

Nhà quản trị có tầm nhìn xa thường lưu ý những dấu hiệu khủng hoảng sắp xảy ra để lập “kế hoạch kinh doanh liên tục tại chỗ” trong trường hợp không lường trước.

Hai nội dung quan trọng là tổ chức nhóm hoạch định và thiết lập bản kiểm toán khủng hoảng. Bản kiểm toán phải bao gồm nội dung thiệt hại ước tính theo từng rủi ro, khả năng gây ra tác động theo năm, chi phí ước tính để tránh rủi ro. Trên cơ sở bài kiểm toán doanh nghiệp sẽ có những quyết định hợp lý nhất.

Trong trường hợp khủng hoảng xảy ra, cần hành động nhanh chóng và dứt khoát, không để khủng hoảng kéo dài. Nhà quản trị hải cập nhật thông tin, lập hoof sơ lưu trữ thông tin để hành động phù hợp với tình hình.

Nỗ lực giao tiếp trong giai đoạn này đóng vai trò quan trọng, cần đặc biệt kiểm soát phương tiện truyền thông. Thông điệp cho giới truyền thông phải phù hợp với các đối tượng khác nhau, chọn người phát ngôn thích hợp, am hiểm tình hình và nắm vững vấn đề.

Khi chấm dứt khủng hoảng, cần có bản tuyên bố chính thức, tóm tắt tình hình và nguyên nhân, mô tả cách giải quyết và hậu quả, thông báo tình hình ổn định, đưa ra kế hoạch hành động sau khủng hoảng, cảm ơn và động viên mọi người, thăm hỏi những người gặp khó khăn.

Bên cạnh sự chuẩn bị chu đáo, nhà quản trị cần đủ bản lĩnh và tính chuyên nghiệp để quản trị khủng hoảng.