Quản lý thời gian của bản thân, khó hay dễ?

Những khóa học, những phần mềm ứng dụng liệu có giúp cho việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng? Hẳn ai cũng muốn hiệu suất công việc tăng lên nhưng có rất nhiều người lại luôn muốn một ngày có nhiều hơn 24 tiếng, vậy phải phải sao?

Người ta bị ám ảnh về việc quản lý thời gian.Charlotte Bordewey, một doanh nhân ở Herefordshire, Anh, đã thử tất cả các loại ứng dụng, các sách và kỹ thuật- và sau đó dành nhiều thời gian nữa nhưng rồi vẫn cảm thấy không làm chủ nổi thời gian. "Tôi hình như chưa bao giờ đủ đầu óc ngăn nắp để định việc phải làm cho mình và hoàn thành chúng," bà thất vọng nói.

Ana Cecilia Calle, đang làm đề án tiến sĩ ở Austin, Texas, bắt đầu theo dõi các công việc rất nhiều của mình mà cô nghĩ rằng cô có thể gánh vác được. Các công cụ quản lý thời gian quảng cáo rằng nó có thể giúp bạn kiểm soát được cuộc sống của mình," cô nói. "Nhưng bất cứ điều gì bạn bắt đầu làm, nó cũng chỉ được một thời gian, sau đó nó ngừng hoạt động."

Khi điều này xảy ra, hầu hết mọi người sẽ thử một ứng dụng khác hoặc một kỹ thuật khác. Có hàng trăm loại, từ loại danh sách công việc phải làm kiểu đơn giản đến các dịch vụ phức tạp với hàng tá tính năng. Đó là thể loại tự hỗ trợ trên internet, với vô số các blog và các video về nó. Hầu hết các trường đại học ở Mỹ và Anh đều dành thời gian đào tạo một số hình thức về quản lý thời gian.

Tuy nhiên, việc tìm kiếm một kỹ thuật hoạt động có hiệu quả khiến nhiều người thấy bực mình, lo lắng và tội lỗi- là điều ngược lại với mục đích của quản lý thời gian là 'hiệu xuất cao và giảm căng thẳng'.

Sau khi Calle không đáp ứng hạn chót nộp một luận án quan trọng, cô bắt đầu đi học lớp quản lý thời gian ở trường đại học của mình. Có vẻ như đó là một giải pháp hợp lý vì cô cảm thấy choáng ngợp trong các việc đọc sách, dạy học, thuyết trình, xin trợ cấp. Ở đó, cô học cách sử dụng nhiều công cụ quản lý thời gian để đương đầu với rất nhiều các cam kết của mình. Nhưng sau khi thử các loại công cụ mà vẫn thất bại, vậy đã có điều gì không ổn với cô. "Ta luôn tự hỏi liệu ta có hiệu xuất kém hơn ta có thể, nhưng ta lại không bao giờ nghĩ rằng liệu ta có đang làm việc nhiều hơn ta có thể." cô nói. Quan điểm cô là đúng. Việc theo đuổi năng suất chỉ vì năng suất là phản tác dụng.

Việc quản lý thời gian đôi khi khiến chúng ta mệt mỏi

Áp lực tự áp đặt cho mình này là lý do khiến nhiều người cảm thấy thất vọng với các công cụ quản lý thời gian. Phần lớn trong số họ thể hiện mộng tưởng ngầm rằng mình luôn luôn phải làm việc hơn bản thân mình.

Vậy tại sao lại có một kỳ vọng để làm nhiều và nhiều hơn nữa? Trước đây khi còn nhiều người làm việc trong nhà máy, công nhân không có chuyện phải quản lý thời gian, tại dây chuyền lắp ráp, thời gian đã được quản lý cho bạn.

Nhưng hầu hết các nhân viên văn phòng ngày nay được nhiều quyền tự do để sắp xếp thời gian của mình, và do vậy bị nhiều áp lực. Tự do đi kèm với trách nhiệm: ta phải suy nghĩ nhiều hơn về cách quản lý thời gian của mình.

Nhiều chuyên gia phải chèo chống với nhiều dự án, cũng như việc gia đình và đời sống xã hội. Rất dễ bị trục trặc, "và nếu bạn có sai sót thì bạn là người duy nhất chịu trách nhiệm."

Cuộc sống là những câu hỏi lớn về một phía, có một số bước ban đầu mà ai cũng có thể làm được.

Trước hết, hãy nhớ rằng ứng dụng năng suất không phải là cuộc đua vô tận, chỉ là một công cụ có giới hạn. Hai là, hãy thường xuyên thử nghiệm, vì việc tìm kiếm một cách tiếp cận phù hợp với tính cách và thói quen của mình có thể là khó khăn. Nhiều người coi thường các công cụ quản lý thời gian nhận ra rằng khi đã có phương pháp thì họ xử lý những phiền toái tốt hơn và có sáng tạo; những người sống khắt khe theo lịch biểu của mình cũng nên xem cuộc sống nó sẽ thế nào khi không có lịch, hãy rời bỏ nó một thời gian.

Các video hào nhoáng và các bài đăng lạc quan trên blog về các công cụ năng suất hứa hẹn cách thức dễ dàng để hoàn thành công việc. Nhưng ai bắt đầu sử dụng chúng sẽ bước vào một hành trình khó khăn hơn mình tưởng. Calle cuối cùng đã dùng một bảng tính spreadsheet; cô ấy vẫn ghét các ứng dụng tăng năng suất. Bordewey nhận ra rằng 'quy tắc 5 giây' thích ứng với bà: bà chỉ hít một hơi thật sâu, đếm từ 1 đến 5, và bắt đầu làm bất cứ công việc khó chịu nào mà bà phải làm. Không ai trong số họ tìm thấy ứng dụng mong ước, và chưa chắc đã có.

Tuy nhiên, có một điều mà tất cả chúng ta có thể làm để có một mối quan hệ lành mạnh với công việc: đừng quá khắt khe với bản thân. Nếu những lý do trên chưa thuyết phục bạn, hãy thử điều này: tự phê bình là khủng khiếp cho việc tăng hiệu suất. Nó gây ra một phản ứng căng thẳng, và phần của bộ não bạn cần cho quản lý thời gian sẽ 'mất điện'.

Sự thông cảm là tốt hơn nhiều so với tự phán xét, "Chúng ta đều muốn thông cảm".